فوتبال
تور مسافرتي
تور مسافرتي
تبليغات در تکناز
فوتبال

آموزش اكسس ( بخش دوم )

آموزش اكسس ( بخش دوم )
 بررسی اجزای اصلی

در درسهای گذشته به طور كامل با محیط اكسس آشنا شدیم و امیدوارم كه شما تمامی پایگاهای نمونه را بررسی كرده باشید و كاملا مفهوم كار با اكسس برای شما روشن شده باشد. درس این جلسه یكی از مهمترین دروس در رابطه با اكسس است و شما حتما سعی كنید به طور كامل این درس را بفمید چون واقعا فهمیدن این قسمت از اكسس كار را بسیار ساده خواهد كرد.
در این درس ما با بخشهای مختلف پنجره Database آشنا می شویم و چگونگی استفاده از هر یك را توضیح خواهیم داد. می توان گفت پنجره Database سكوی پرتاب شما به سوی Access است, تمامی فعالیتهای كه در اكسس انجام می شود از این محل شروع می شود, آشنایی با این پنجره می توان گفت آشنایی با خود اكسس است. بعد از یادگیری این بخش ار اكسس شما براحتی خواهید توانست دیگر خصوصیات پایگاه داده را یاد بگیرید. من به شما توصیه می كنم یكی از پایگاههای داده نمونه را باز كنید تا هنگام درس اجزای اصلی پنجره Database را مشاهده كنید.

معنی دقیق پایگاه داده ها

به احتمال بسیار قوی شما با مفهوم پایگاه داده آشنا هستید ولی ما برای ادامه كار اشاره كوچكی به آن می كنیم. شاید اساسی ترین تعریف پایگاه داده این باشد:

پایگاه داده: مجموعه ای از داده های مرتبط به هم است.

در واقع این تعریف شامل هر نوع فایل داده ای كه با آن كار می كنید می شود. مثلا نامه, گزارش و كتاب مجموعه ای از داده ها به صورت كلمات مرتبط به هم است. یا فایلهای گرافیكی داده های مرتبطی است متشكل از نقاط رنگی بسیاری (پیكسل) كه تصویر را تشكیل می دهند. با توجه به اینكه ممكن است تعریف بالا كمی پیچیده و عمومی تر باشد در زیر اشاره به تعریفی خاص در مورد پایگاه داده در اكسس می كنیم:

پایگاه داده اكسس: مجموعه ای است از داده های مرتبط و ابزارهایی كه با استفاده از آنها با داده ها كار می كند.
بنابراین پایگاه داده در اكسس از فایلهای داده مرتبط به یكدیگری تشكیل شده است كه به همراه ابزارهایی كه شی نامیده می شوند به شما امكان دسترسی, گردآوری و گزارش گیری از داده ها را می دهد. هر پایگاه داده ارتباطی برخلاف انواع دیگر فایلها مجموعه هایی از داده ها را شامل می شود كه به آنها جدول گفته می شود. در خارج پایگاه داده, هر جدول, ممكن است بعنوان یك فایل مجزا در نظر گرفته شود. مثلا یك پایگاه داده تجاری ممكن است شامل فایل مرتب شده ای از سفارشات خریداران, فایل موجودی, فایل فهرست نشانی خریداران, فایل اطلاعات كارمندان و فایل دستمزد باشد كه تك تك این فایلها در اكسس به صورت جدول هستند.
بدون ساخت پایگاه داده ها, هریك از این فایلها را باید جداگانه مدیریت كرد, اما پایگاه داده ها قادر است تا در صورت وجود مقادیر مشترك. این جدولها (فایلها) را به هم مرتبط كند, مثالی در این مورد كد مشتركی است كه در جدول مشتریان و جدول سفارشات مشتریان وجود دارد.

توجه:

اكسس پایگاه داده ارتباطی نامیده می شود زیرا می تواند جداول داده ها را براساس مقادیر مشترك به یكدیگر مرتبط كند.
جدول خریداران (فایل داده های خریداران)ممكن است شامل كد, نام و نشانی هر خریدار باشد. جدول سفارشها, ممكن است شامل اطلاعات سفارش هر خریدار در طی یكسال گذشته باشد. در اینجا باید توجه كرد كه جدول سفارشها نباید نام و نشانی خریداران را داشته باشد فقط كد آنها كافی است. اگر تمامی اطلاعات خریدار در جدول سفارش نیز موجود باشد اینكار سبب هدر رفتن وقت و وجود اطلاعات مشابه و تكراری بسیار خواهد شد و همچنین در موقعی كه مثلا نشانی خریدار عوض می شود باید تمامی سفارشها را چك كرد و همه را عوض كرد ولی در موقعی كه فقط كد در جدول سفارشها می باشد نیازی به تغییر در جدول سفارشها نیست و فقط باید جدول خریدار عوض شود.

در شكل 41 یعنی شكل زیر این مطلب به طور كامل نشان داده شده است یعنی ارتباط بین جدول خریداران و جدول سفارشات مشخص است. ممكن است جدول متعدد دیگری نیز وجود داشته باشد. در هر پایگاه داده, تقریبا هر جدولی از طریق داده ها و اطلاعات مشترك به یك یا چند جدول دیگر مرتبط می شود در مثال زیر این داده مشترك در دو جدول كد خریدار است.

هر پایگاه داده, علاوه بر جداول, شی های دیگری نیز دارد. هرچند كه شاید جداول یك پایگاه داده مهمترین شی آن باشد (جداول, داده های پایگاه داده را نگهداری می كنند). اشیای دیگر در پنجره Database ما را در مدیریت, پهنگام سازی و گزارش گیری از جداول همیاری می كنند. اكثر پایگاههای داده اكسس از بجز جدولها كه در تمام پایگاهها موجود است از بیشتر عناصر پنجره Database نیز استفاده می كنند.

توجه:

هر از چند گاهی به پنجره پایگاه داده, ظرف پایگاه داده نیز گفته می شود زیرا تمامی اشیای پایگاه داده را شامل می شود.
حال هر یك از اجزا در پنجره Database را به طور مختصر توضیح می دهیم این اجزا در زیر ستون Objects قرار دارند و به اجزای اصلی مشهورند)

———————

1-جدولها(Tables):
مجموعه ای از داده ها را كه به یك موضوع مشخص مربوط هستند در خود نگهداری می كنند. مثلا اگر یك سیستم حسابداری خانگی ایجاد كنید باید جدولی برای درآمدها, جدولی برای مخارج, جدولی برای هزینه های مشخص و غیره ایجاد كنید.

2-بازجست ها(Queries):
زیرمجموعه ای از داده ها را ایجاد می كند, كه برای گزارشگیری و جستجو قابل استفاده می باشند. مثلا اگر شما بخواهید كلیه مخارجی را كه در 10 روز آتی پرداخت شده اند را بدست آورید باید از بازجست استفاده كنید.

3-فرمها(Forms):
صفحه ای گرافیكی برای ورود داده ها یا نمایش آنها را نشان می دهد كه از فرمهای كاغذی تقلید شده است. فرم, روش ساده ای است برای مشاهده تمام یا بخشی از داده ها. مثلا شما می توانید یك فرم مانند صفحه چك درست كنید و هر وقت چكی پرداخت كردید در وارد كردن صورتحساب یك چك معمولی را در صفحه پر كنید.

4-گزارشها(Reports):
فهرست شكل بندی شده ای از داده ها را چاپ می كند. یك گزارش ممكن از مواردی از یكی از جداول, فهرستی از اقلام انتخاب شده, تمامی اقلام یك جدول یا فهرستی از مقادیر گوناگون از جداول مختلف را چاپ كند. مثلا شما میتوانید در حسابداری خانه گزارشی از كلیه بدهی هایتان بگیرید.

5-صفحه ها(Pages):
عملی مشابه گزارشگیری را انجام می دهد با این تفاوت كه در این حالت گزارش به صورت یك صفحه اینترنتی به بیرون داده می شود و موارد استفاده آن در طراحی صفحات اینترنتی است.

6-ماكروها(Macros):
بسیاری از كارهای متداول اكسس را خودكار می كند. مانند مرتب كردن داده ها, ایجاد گزارشها و ایجاد سرجمع ها. مثلا سیستم پایگاه داده حسابداری خانه می تواند ماكرویی برای محاسبه گردش پولی در یك ماه داشته باشد.

7-مدولهای برنامه(Macros):
قابلیت خودكار كردن اكسس و ایجاد سیستم های آماده برای كار را فراهم می كند, بطوری كه برای افرادی كه چیزی از اكسس نمیدانند قابل استفاده باشد. زمانی كه برنامه ای برای اكسس می نویسید, در واقع آن را برای انجام كارهای پیچیده ای برنامه ریزی می كنیدكه از طریق منوها و ماكروها بخودی خود امكان انجام آن نیست. در واقع ماكروهای اكسس شكلی از مدولهای ترجمه شده هستند, بدین معنی كه ماكروها شما را در راستای تمامی اطلاعات لازم برای تكمیل یك فرمان Visual Basic for Applications هدایت می كنند. برخی افراد پس از سالها استفاده از اكسس هیچگاه به مدول نویسی نیازی نداشته اند. اگر سابقه برنامه نویسی نداشته باشید, نوشتن برنامه دشوار است. ولی به نظر من شما فقط در واقع خیلی پیچیده به مدولها نیاز خواهید داشت.

———————

توجه به این نكته ضروری است كه پایگاه داده ممكن است پیوسته در حال تغییر باشد. مثلا شما با توجه به نیازهایی كه پیش می آید اقدام به ساخت جدولهای جدید و ایجاد گزارشهای دیگری كنید. در شكل 42 در زیر شما شش شی پایگاه داده را كه تركیب آنها پایگاه داده مستقلی را شكل می دهد, مشاهده می كنید. شاید یكی از مشكلترین چیزهائی كه در هنگام كار با اكسس باید راجع به آن تصمیم گیری كنید این است كه چه وقت مجموعه ای از اطلاعات را در پایگاه داده جدید یا پایگاه داده موجود قرار دهیم.

 

پایگاه داده می تواند هدفی گسترده داشته باشد, هر پایگاه داده معمولا یك برنامه كاربردی است. در مثالهای زیر به كاربردهای پایگاه داده های خاص اشاره ای می شود:
1-اگر بخواهید حسابهای شما با یكدیگر بده-بستان یا تعامل داشته باشند, حساب دفتر كل به یك پایگاه داده مجزا احتیاج دارد. هنگامی كه از حسابی پرداختی انجام می دهید, می خواهید تا هم در جدول پرداختها و هم در جدول حسابها منعكس شود.
2-اگر بخواهیم یك سیستم مستقل پرداخت دستمزد داشته باشید, بطوری كه بخش پرداخت دستمزد منحصرا برای پرداخت چك و نگهداری سوابق پرداخت مورد استفاده قرار گیرد, سیستم دستمزد نیز یك پایگاه داده مجزا نیاز دارد.
3-نرم افزار بودجه بندی, برای بودجه بندی هریك از حسابهای خانه, از قبیل پرداختهای قبض, حساب اتومبیل و گزارش گیری از تمامی حسابها, به یك پایگاه داده مجزا نیازمند است.
4-یك سیستم كنترل موجودی به پایگاه داده ای نیازمند است تا بتواند ثبتهای موجودی مربوط به شركت را پیگری, بهنگام و نگهداری كند.
باید توجه داشت كه فهرست بالا تنها چند مورد مثال خاص می باشد كه بسیار مختصر است و فقط برای آشنایی ذكر شده اند. به طور كلی باید ذكر كرد هر یك از جداولی كه به نوعی با هم در ارتباط هستند باید در یك پایگاه داده قرار داده شوند.

استفاده از اجزا’ پنجره Database:

هنگامی كه یك پایگاه داده جدید ایجاد می كنید, اكسس یك پنجره Database خالی را نمایش می دهد كه برای هر یك از هفت شی پایگاه داده در آن شاخصی وجود دارد.اگر قصد كار كردن با هر یك از این هفت شاخص را دارید باید بر روی آن كلیك كنید مثلا اگر قصد ایجاد ماكرو را دارید باید بر روی گزینه Macros در پنجره Database كلیك كنید. بسته به انتخابی كه شما از شاخصها می كنید در بالای پنجره Database كلیدهای فرمان مختلفی نمایش داده می شود كه در زیر به طور مختصر به معرفی آنها می پردازیم:

———————

1-باز كردن(Open): برای باز كردن شی موجود مثلا باز كردن یك جدول یا یك فرم

2-طراحی(Design):برای ایجاد تغییر در شی كه با انتخاب این فرمان حالت نمایشی Design پدیدار می شود مثلا شما اگر بعد از ایجاد یك فرم قصد ایجاد تغییر در آن را داشتید باید بر روی Design كلیك كنید.

3-جدید(New):برای ایجاد شی جدید مثلا ایجاد جدولی جدید

4-بازنگری(Preview):
این فرمان فقط در قسمت گزارش وجود دارد و برای مشاهده گزارش قبل از چاپ می باشد.

5-اجرا(Run):یك فرمان در شاخصهای ماكرو و مدول وجود دارد و برای اجرای یك ماكرو یا مدول(برنامه) به كار می رود.

6-حذف(Delete): در تمامی شاخصها موجود است و برای حذف شی به كار می رود. این راحترین قسمت است.

7-مرتب سازی: چهار گزینه بعدی كه در همه شاخصها موجود است برای مرتب سازی اشیا به كار می رود و درست مانند مرتب سازی آیكونها در ویندوز عمل می كند.

———————

هنگامی كه شی جدیدی ایجاد می كنید باید آنرا نامگذاری كنید. می توانید نامهایی با حداكثر درازی 64 كاراكتر(حرف و عدد), كه در آن فاصله نیز می توان استفاده كرد اختیار كنید.با ایجاد و نامگذاری یك شی آن شی در پنجره Database نمایش داده خواهد شد.
درس این جلسه تا بدینجا بود در درس بعدی در مورد هر یك از شاخصها به طور مفصلتر بحث خواهیم كرد. پیشنهاد می کنیم قبل از آنکه به درس بعدی بروید اجزایی كه یاد گرفتید آشنایی كامل پیدا كنید.

نگاهی کلی به اجزای اصلی

در درس پیش با مفهوم پایگاه داده آشنا شدیم و تا حدودی به جزئیات پنجره Database پرداختیم و آشنایی لازم را با دكمه های این پنجره پیدا كردیم در این قسمت درس قصد داریم تا پنجره Database را بیشتر از قبل بررسی و تحلیل كنیم. این درس در واقع ادامه درس قبلی می باشد پس این درس نیز از نظر اهمیت دارای درجه بالایی است.

نگاهی به جداول:

اگر پایگاه داده, هیچ شی دیگری نداشته باشد, همواره باید حداقل یك جدول داشته باشد. داده های پایگاه داده را جدول نگهداری می كند. همانطوری كه در درس قبل اشاره شد,جداول اغلب با مقادیر داده مشترك به یكدیگر مرتبط می شوند, به ترتیبی كه دو یا چند جدول نباید داده های زیادی یا تكراری داشته باشند. برای نمایش اسامی جداول موجود در پایگاه داده بر روی شاخص Tables در پنجره Database كلیك كنید. برای باز كردن و مشاهده محتویات هر جدول می توانید بر روی نام آن جدول دوبار كلیك كنید. كه در این حالت Access جدول را در حالت نمایش Datasheet یا كاربرگ باز می كند,كه در این حالت شما می توانید داده های موجود در جدول را مشاهده كنید.
معمولا در حالت نمایشی كاربرگ تمامی داده های یك سطر جدول در صفحه نمایش جا نمی گیرد. برای مشاهده بقیه داده های هر سطر می توانید از میله های گردش افقی پنجره در زیر آن استفاده كنید و به چپ و راست بروید.
جدول برای مشاهده و كار با آن, به حالات دیگری هم برای نمایش نیاز دارد. در حالیكه حالت نمایشی Datasheet یا كاربرگ امكان مشاهده, افزودن, حذف و اصلاح داده های جدول را می دهد, حالت نمایشی طراحی كه در اكسس با عنوان Design view شناخته می شود امكان تغییر شكل جدول و طراحی خود جدول را فراهم می كند. البته وقتی كه بیشتر راجع به ساختار جدول صحبت كردیم شما تصویر بهتری از حالت طراحی خواهید داشت. به طور كلی حالت Datasheet برای اضافه كردن و مشاهده داده ها و حالت طراحی برای طراحی و تغییر خود جدول نه داده ها به كار می رود.
برای دیدن جدول در حالت نمایشی طراحی یا Design می توانید جدول خود را انتخاب كرده و سپس بر روی دكمه design در بالای پنجره Database كه قبلا معرفی شد كلیك كنید. بعد از باز كردن پنجره در حالت Design ملاحظه خواهید كرد كه در این حالت هیچ خبری از داده های موجود در جدول نیست و فقط شكل جدول در این حالت در دسترس است.
اگر جدول را در حالت Datasheet باز كرده اید و قصد رفتن به حالت design را دارید این كار را می توانید با استفاده از منو view و انتخاب دو حالت Datasheet view و Design view انجام دهید و به راحتی بین دو حالت جدول حركت كنید.
جدول ساختاری مشخص و اكید دارد. داده های جدول در داخل جدول درون سطرها و ستونها جدول قرارگرفته و سازماندهی می شوند كه به این سطرها و ستونها به ترتیب ركورد و فیلد گفته می شود(حتما به خاطر بسپارید سطر در معنای ركورد و ستون در معنای فیلد به كار می رود.)
هر ركورد جدول بیانگر یك داده مستقل است. مثلا: در جدول اقلام موجودی در انبار هر ركورد جدول نشان دهنده یكی از انواع قطعات موجود در انبار است.هر فیلد ركورد, نشانه دهنده جزیی از داده های مربوط به هر قطعه, مانند شماره قطعه, تعداد و شرح است. اگر قطعه ای 32 عدد موجود باشد, ركورد قطعه فقط یك بار در جدول تكرار می شود اما میزان موجودی در فیلد تعداد منعكس می شود. با توجه كردن به شكل 51 زیر بیشتر مفهوم این بیان را خواهید فهمید.

 

این كه تمامی ركوردها, فیلدهای مشابهی دارند, به این معنی نیست كه تمامی فیلدهای هر ركورد باید پر باشد. مثلا یك جدول موجودی, ممكن است فیلدی به نام قیمت خرده فروشی داشته باشد, ولی فقط تعداد اندكی از ركوردها, مقداری را در این فیلد نگه داشته باشند. بنابراین برخی از ركوردها قیمت خرده فروشی ندارند علیرغم اینكه پاره ای از ركوردهای جدول, قیمت خرده فروشی دارند.
توجه به این نكته ضروری است كه فیلد مشترك مانند شماره قطعه یا كد مشتری, مبنای ارتباط بین دو جدول مرتبط را تشكیل می دهد و امكان خالی رد كردن این فیلدها داده نمی شود.
وجود فیلد مشتركی كه دو جدول را به یكدیگر مرتبط می كند, بدین معنی است كه امكان رهائی كامل از داده های تكراری وجود ندارد. برای دو جدول مرتبط, داده ها باید تكرار شوند زیرا هر دو جدول باید فیلدهای مشتركی برای ارتباط داشته باشند. شاید اگر برای تمامی داده ها یك جدول بزرگ ایجاد كنید, مجبور به داشتن فیلدهای تكراری نباشید, اما با اینكار زمان زیادی را در ورود داده ها هدر خواهید داد, چون در هر ركورد باید تمامی فیلدهای پایگاه داده وجود داشته باشد و از طرفی بعضی مواقع هم امكان ایجاد یك جدول بزرگ وجود ندارد پس ما مجبور به استفاده از چندین جدول هستیم كه بهترین راه برای جلوگیری از افزایش تعداد داده های مشترك استفاده از ارتباط فیلد مشترك است.
بعد از كار با جدول می توانید جدول را با استفاده از منو File و گزینه Close ببندید.

نگاهی به بازجست:

برای مشاهده بازجستهای هر پایگاه داده باید بر روی شاخص Queries در پنجره Database استفاده كنید. برای باز كردن هر بازجست می توانید بر روی نام آن دوبار كلیك كنید یا بد از انتخاب آن به وسیله ماوس بر روی دكمه Open در بالای پنجره Database كلیك كنید.
هنگامی كه بازجستی را باز می كنید, اكسس آن بازجست را در حالت نمایش Datasheet مربوط به بازجست باز می كند, كه كاملا مشابه حالت نمایشی Datasheet مربوط به جدول است. تنها تفوت در آن است كه حالت نمایشی Datasheet مربوط به بازجست معمولا به اندازه جدول, داده و اطلاعات ندارد. در واقع این حالت نمایشی میزان محدودی از داده ها را, كه مقصود اصلی از ایجاد بازجست است نمایش می دهد. بازجست, داده ها را از یك یا چند جدول انتخاب می كند و می توانید زیرمجموعه ای از داده ها را به عنوان جدول یا گزارش نمایش دهید. در بیشتر مواقع مقدار داده های پایگاه داده بیشتر از آن است كه مایل به مشاهده هستید. هدف از ایجاد بازجست, محدود كردن مقدار داده های به نمایش درآمده است. بازجست انتخابی از جمله متداولترین انواع بازجست ها است. بازجست انتخابی, داده ها را میان دو یا چند جدول انتخاب كرده و نمایش می دهد. علاوه بر حالت نمایشی Datasheet كه مانند حالت نمایشی جدول می باشد بازجست را می توان در حالت نمایشی Design نیز باز كرد كه مربوط به حالت طراحی بازجست است و برای رفتن به این حالت می توانید درست مانند جدول رفتار كنید و یا با انتخاب بازجست مورد نظر و كلیك روی دكمه Design در بالای پنجره Database این حالت را نمایان كنید.
همانطور كه مشاهده می كنید حالت طراحی Design مربوط به بازجست, ظاهر پیچیده ای دارد. اما بعد از آشنایی كامل با بازجست ایجاد و اجرای آن برای شما بسیار ساده خواهد بود. ایجاد بازجست در حالت طراحی Design و نمایش آن در حالت نمایشی Datasheet صورت می پذیرد. بعد از پایان كار خود با بازجست می توانید بوسیله منو File و گزینه Close بازجست را ببندید.

نگاهی به فرم:

برای مشاهده فرمهای یك پایگاه داده, از شاخص Form در پنجره Database استفاده می كنیم. برای مشاهده محتوای هر فرم می توانید در روی نا آن دوبار كلیك كنید و یا پس از انتخاب فرم مورد نظر بر روی دكمه Open در بالای پنجره Database كلیك كنید.
بعد از باز كردن فرم مورد نظر اكسس آنرا در حالت نمایش Form یا Form View نشان خواهد داد. حالت نمایشی Form, فرم را در شكل نهایی آن نشان می دهد و امكان ورود, اصلاح و نمایش داده ها را فراهم می سازد. كلیدهای راهبری كه در زیر اكثر حالات نمایشی وجود دارد, شماره ركورد و تعداد كل آنها را نمایش می دهد.
چهار كلید اطراف نشانگر ركورد, برای گرداندن فرم و نمایش ركوردهای مختلف به كار می رود. شما می توانید ركوردهای اول, بعدی, قبلی و آخری را مشاهده كنید. شماره بین كلیدها, شماره ركورد جاری كه فعلا مشاهده می كنید است.اگر بر روی شماره ركورد جاری, شماره ركورد جدیدی را وارد كنید اكسس در صورت وجود آن ركورد آنرا در فرم نمایش می دهد.كلیدهای راهبری كه در منتهی الیه سمت راست قرار دارد, امكان ایجاد ركورد جدیدی را با یك فرم خالی فراهم می سازد. همانطور كه مشاهده می كنید كلیدهای راهبری مشابه كلیدهای كنترلی پخش صوت طراحی شده اند. با توجه كردن به شكل 52 در زیر مفهوم كلیدهای راهبری را بیشتر درك خواهید كرد.

حالت نمایشی Design در مورد Form نیز شكل فرم را نشان می دهد. برای دسترسی به این حالت شما می توانید درست مانند جدول رفتار كنید و یا با انتخاب فرم مورد نظر بر روی دكمه Design در بالای پنجره Database كلیك كنید. شاید برای شما در این لحظه شكل آن عجیب به نظر بیاید ولی وقتی در درسهای آتی روش ایجاد فرم را فراگرفتید, نحوه خواندن حالت نمایشی Form را نیز خواهید فهمید. با دستكاری در حالت نمایشی Design, می توانید نحوه نمایش داده های درون فرم را تغییر دهید.
در درون فرم حالت نمایشی دیگری نیز وجود دارد و آن حالت نمایشی Datasheet است. كه برای دسترسی به آن بعد از باز كردن فرم مورد نظر می توان از منو View گزینه Datasheet را انتخاب كرد.این حالت كاملا شبیه حالت نمایشی Datasheet در جداول است. مزین حالت نمایشی Datasheet به حالت نمایشی معمولی فرم در این است كه در این حالت تعداد ركورد بیشتری نمایش داده می شود در حالی كه در حالت نمایش معمولی فقط یك ركورد نمایش داده می شود. البته در درسهای آتی بیشتر در مورد این حالت نمایشی صحبت خواهد شد.
بعد از پایان كار با فرم می توانید به وسیله منوی File و گزینه Close از فرم مورد نظر خارج شوید.

نگاهی به گزارش:

برای نمایش گزارشهای هر پایگاه داده می توان از شاخص Reports در پنجره Database استفاده كرد. هرچند كه می توان گزارشها را روی صفحه نمایش بازنگری كرد ولی وقتی كه آنها را بر روی كاغذ چاپ كنیم بسیار مفیدتر خواهند بود. اگر بخواهیم قبل از چاپ محتوای گزارش را مشاهده كنیم می توانیم بر روی نام گزارش مورد نظر دوبار كلیك كنیم یا با انتخاب گزارش موردنظر بر روی دكمه Preview در بالای پنجره Database كلیك كنیم. (البته باید توجه كرد كه گزارش تنها مختص چاپ كردن نیستند و كاربردهای دیگری نیز دارند)
شما می توانید گزارشی بسازید كه تمامی داده های یك جدول, چندین جدول, بازجست را نمایش دهد.با باز كردن گزارش شما آنرا در حالت Print Preview (بازنگری چاپ) به نمایش در خواهید آورد.بازنگری چاپ گزارش را در شكل نهایی آن نشان می دهد, اما بجای چاپ گزارش, آنرا برروی صفحه مشاهده می كنید, تا قبل از چاپ گزارش از صحت آن مطمئن شوید.
در حالت Print Preview در مورد گزارش, امكان تغییر, اضافه یا حذف داده ها از پایگاه داده وجود ندارد. ولی با استفاده از آن می توانید مقادیر مختلفی از اطلاعات را مشاهده كنید. دقت داشته باشید كه در هنگام حركت ماوس بر روی پنجره Print Preview, مكان نمای ماوس به یك ذره بین تبدیل می شود. در این حالت اگر با ماوس كلیك بزنید, تصویر بزرگ شده گزارش را مشاهده می كنید, بدین تزتین می توانید گزارش را از نزدیك مرور كنید.
حالت نمایشی Design در مورد گزارش شكل آنرا نشان می دهد.برای دسترسی به این حالت می توان درست مانند اجزا دیگر عمل كرد ویا با انتخاب گزارش مورد نظر بر روی دكمه Design در بالای پنجره Database كلیك كرد.بعدا با استفاده از حالت نمایشی Design شكل گزارش را تغییر خواهیم داد.

نگاهی به صفحه ها:

برای نمایش صفحه های وب موجود در یك پایگاه داده می توانید بر روی شاخص Pages در پنجره Database كلیك كنید. صفحه ها در یك پایگاه داده اكسس برای استخراج داده ها از جدول به یك صفحه وب مورد استفاده قرار می گیرند درست مانند گزارش با این اختلاف كه این بار به جای چاپ صفحه گزارش آنرا در یك مرورگر وب مانند IE می تواند مشاهده كرد. من نمی خواهم زیاد در مورد صفحه ها در این قسمت توضیح دهم زیرا كاركرد آنها بسیار شبیه گزارشها می باشند و هر كاری كه با گزارش انجام دادیم می توانید با این صفحه ها نیز انجام دهید فقط به خاطر داشته باشید كه اینها هر كدام یك صفحه وب می باشند. در صفحه ها نیز مانند گزارش ها حالت نمایشی Design برای طراحی استفاده می شود.
می توان بزرگترین تفاوت بین گزارشها و صفحه ها را پویاتر بودن صفحات بیان كردن بدین معنی كه شما بهتر از گزارش می توانید اطلاعات موجود در پایگاه داده را مرور كنید و بین آنها حركت كنید.

نگاهی به ماكروها:

ماكروها فهرست فرامینی است كه در آنها كارهایی كه معمولا از طریق صفحه كلید انجام می دهید, تعریف می شود. مثلا می توانید ماكرویی ایجاد كنید كه هنگام وقوع شرایطی خاص مثل هنگامی كه میزا فروش چیزی از تعداد یا مقدار مشخصی كمتر شود, گزارش مشخصی را چاپ كند. البته با استفاده از منوها نیز می توانید گزارش مورد نظر را چاپ كنید ولی ماكرو مراحل كار را خودكار می كند, بدین ترتیب كی توانید با فشار كلید فرمان روی فرم, گزارش را چاپ كنید.
به این نكته توجه كنید كه ماكروها اغلب به كلیدهای فرمان وصل می شوند تا اجرای آنها برای كاربر ساده باشد چون به هرحال شما استفاده كننده هستید و مایلید تا كارها تا حد امكان ساده انجام شود.
توجه كنید كه كلید Run در بالای صفحه Database ماكرو را اجرا می كند ولی تا زمانی كه نحوه عملكرد آنرا در برنامه نمی دانید به هیچ وجه اقدام به اجرای آن نكنید.
هرگاه بخواهید محتویات ماكرو را از پنجره Database مشاهده كنید باید نام ماكرو مورد نظر را انتخاب كرده و بر روی دكمه Design در بالای پنجره Database كلیك كنید كه در این حالت حالت نمایش Design مربوط به ماكرو را مشاهده می كنید. فهرست اعمال ماكرو را در این پنجره مشاهده می كنید به احتمال قوی این اعمال مرموز به نظر می رسندولی به مرور با آنها آشنا خواهید شد.
چون ماكرو فهرست كارهای خودكار شده است و شما هنوز نمی دانید اكسس چه كارهایی می تواند انجام دهد پس در این مقطع نمی توان كار زیادی برای افزایش درك نسبت به ماكرو كرد. پس از پایان كار با ماكرو آنرا به وسیله منو File . گزینه Close ببندید.

نگاهی به مدول ها:

مدولها برنامه های كاملی هستند كه با Visual Basic for Applications نوشته می شوند, و برای خودكار كردن كارها به كار می روند.برخلاف ماكروها كه ساده هستند برنامه كاربردی را می توان به نحوی ایجاد كرد كه به هر حركت استفاده كننده پاسخ داده و عكس العمل نشان دهد. ما در درسهای آینده به چگونگی كار مدولها خواهیم پرداخت ولی به دلایل زیر به طور كامل آنرا توضیح نخواهیم داد:

—————-

برنامه نویسی با مدولها به مهارت های كامپیوتری پیشرفته ای نیاز دارد كه من فكر نمی كنم تمامی مطالعه كننده های این دروس به مهارتها آشنا باشند. اكسس محل خوبی برای یادگیری نحوه برنامه نویسی نیست. بسیاری از افراد سالیان متمادی بدون نیاز به نوشتن مدول, بصورتی موثر و كارا از اكسس استفاده می كنند. حتی اگر بخواهیم برنامه های كاربردی قوی در اكسس ایجاد كنیم می توان حتی بدون یك نیاز كوچك به مدول این كارها را انجام داد.

—————

اگر قبلا برنامه نویسی كرده باشید, خصوصا با یكی از زبانهای مشابه Basic مانند Qbasic و BasicA یا Visual Basic در استفاده از مدولها مشكل خاصی نخواهید داشت.
البته در كلاسهای این سایت یكی از همكاران من دروس Visual Basic را برای شما عزیران تدریس می كنند كه بسیار مفید و پرمحتوا می باشد و شما تما با دنبال كردن دروس این همكار عزیز براحتی كار با مدولها را یاد خواهید گرفت و من نیز شما را در این راه یاری خواهم كرد.
پس از پایان كار با مدول می توانید از منو File و گزینه Close اقدام به بستن مدول بكنید.

———————

درس این جلسه در این قسمت به پایان می رسد و شما تا حالا به طور دقیق با كاركرد اجزا پنجره Database آشنا شده اید. در دروس بعدی به تدریج به طور حرفه ای به كار با این اجزا روی خواهیم آورد. در درس بعدی طراحی یك پایگاه داده های جدید را شرح خواهم داد. به امید شادابی بیشتر شما دوستان عزیز.

پایگاه فرهنگی هنری تکناز

با يک کليک همسر آينده خود را انتخاب کنيد
فروش بلیط هواپیما
پربیننده های تکناز
جدیدترین مطالب
لیزر
بچه های آسمان
Xبستن تبليغ
فوتبال